Versi 1 Oktober 2026

Halaman ini menjelaskan data apa yang diambil aplikasi Presensi saat Anda absen atau mengajukan izin dari HP, untuk apa, siapa yang bisa melihatnya, dan berapa lama disimpan.

Pengelola data

Koperasi Karyawan Samudera Tonasa Lines
Jalan Kapten Pahlawan Laut No.5 Biringkassi Poros Pelabuhan Biringkassi Tonasa - Bungoro, Bulucindea, Bungoro, Pangkajene Kepulauan, Sulawesi Selatan, 90651
Telepon 0811445195
Surel infokop@kopkartl.id

Pertanyaan atau permintaan soal data Anda disampaikan ke HR / admin Presensi.

Data yang diambil

• NIP, nama, dan departemen — disalin dari data kepegawaian koperasi (KOINs).
• PIN — disimpan teracak; tidak bisa dibaca siapa pun, termasuk HR.
• Foto wajah saat absen masuk dan pulang.
• Lokasi GPS (koordinat dan tingkat ketelitiannya) saat absen, beserta jaraknya dari kantor.
• Jam absen — jam server koperasi, bukan jam HP.
• Pengajuan izin, sakit, cuti, dan koreksi pulang — tanggal, alasan, dan foto lampiran (misalnya surat dokter, yang bisa memuat keterangan kesehatan).
• HP yang dipakai — nama peramban dan alamat IP, untuk mengenali HP Anda dan menahan tebakan PIN (paling banyak 5 HP per pegawai).
• Catatan aktivitas — siapa mengubah apa dan kapan, termasuk alamat IP, untuk menelusuri kesalahan atau kecurangan.

Kamera dan GPS hanya menyala di halaman absen. Foto dan lokasi baru tersimpan saat Anda menekan Kirim.

Untuk apa

• Mencatat kehadiran, keterlambatan, izin, sakit, dan cuti.
• Menghitung jumlah hari hadir dan tidak hadir untuk penggajian di KOINs.
• Mencegah titip absen dan absen dari luar kantor — foto dan lokasi diperiksa HR bila ada yang janggal.

Data ini tidak dijual dan tidak dipakai untuk keperluan lain.

Siapa yang bisa melihat

• HR / admin Presensi — semua data di atas, lewat panel yang dijaga kata sandi.
• KOINs (penggajian) hanya menerima angka rekap per pegawai (jumlah hadir, tidak hadir, terlambat, dan sejenisnya) — bukan foto, lokasi, atau lampiran.
• Anda sendiri — riwayat absen Anda di halaman Riwayat Saya.

Berapa lama disimpan

• Foto absen — dihapus otomatis sesudah 3 bulan. Jam dan lokasi absennya tetap disimpan sebagai catatan kehadiran.
• Foto lampiran pengajuan — dihapus otomatis 3 bulan sesudah tanggal selesai izinnya, setelah HR memutuskan. Pengajuannya (tanggal, alasan, keputusan) tetap disimpan.
• Catatan aktivitas — dihapus otomatis sesudah 365 hari.
• Salinan cadangan terenkripsi dibuat tiap malam supaya data tidak hilang bila server rusak, dan disimpan paling lama 12 bulan. Data yang sudah terhapus dari aplikasi bisa masih ada di cadangan sampai cadangan itu kedaluwarsa.

Pengamanan

• Foto dan lampiran disimpan tertutup — tidak bisa dibuka lewat alamat langsung, hanya oleh HR yang sudah masuk.
• Koneksi selalu terenkripsi (https). PIN salah berkali-kali membuat NIP terkunci sementara.

Hak Anda

• Melihat riwayat absen sendiri, dan meminta HR membetulkan data yang keliru.
• Meminta penjelasan tentang data Anda yang disimpan.
• Menarik persetujuan — sampaikan ke HR; HR akan mengatur cara absen lain untuk Anda.